Guía Rápida para manejar feedback negativo en Redes Sociales

download (1)Administrar las Redes Sociales nos es para los débiles de carácter. Cuando se administran cuentas de Twitter / Facebook / LinkedIn con amplias comunidades de seguidores, la gente puede ser despiadada, y a veces por buenas razones .
Por mucho que lo intentemos, es imposible mantener feliz a todo el mundo feliz, además de que las redes suelen ser el destino preferido de las quejas y desahogos de los usuarios y clientes insatisfechos.
La parte complicada es que nuestro prefil en Redes Sociales de hecho actúan como la cara más pública y cercana de nuestra marca. Así que, ¿cómo la mantenemos impecable?. Es imposible – SIEMPRE habrá gente inconforme, y trolles (buscapleitos de oficio). Lo que importa es cómo manejamos la queja una vez se hace pública. Estos tips son útiles para mantener la calma y administrar el feedback negativo de la mejor forma posible.

Crear procesos

Una de las primeras cosas que debería hacer un Community Manager al tomar control de los canales sociales de una marca es crear procesos para manejo de feedback. Nunca debemos subestimar a nuestra comunidad– la gran mayoría del feedback debe ser procesado de inmediato, es decir canalizado con las áreas más adecuadas para darle solución o tomar acciones a partir de al queja o reclamo. Pero para eso es necesario tener claro que áreas son esas. Cuando se presentan temas urgentes como, “La app no está funcionando…” o críticas sobre los contenidos de este tenor, “El título del artículo es confuso…,” es crucial transmitirlos a la persona correcta en los departamentos correspondientes. Asegurémonos contar con el contacto adecuado que pudiera ser afectado, o que pudiera resolver el asunto, por ejemplo servicio al cliente, contenido, etc. Esto logrará que el proceso sea eficiente y fluya óptimamente. Para esto es fundamental incorporar a la gerencia, y destacar la importancia estratégica que tiene para la imagen de la empresa la interacción en Redes Sociales. Para que se pueda involucrar y obtener el apoyo adecuado de todas las áreas involucradas, no es viable ‘mendigar’ el apoyo de otras áreas, por lo que es responsabilidad de la gerencia organizar, dirigir y garantizar que la organización esté alineada a sorportar las necesidades de los clientes que se reciben a través de las Redes Sociales.
El objetivo principal al atender una queja, debe ser enfocarnos en la razón del problema, y no en la queja en sí misma. no generemos discusión, sino

Identificar el tipo de Feedback

Un vez que se recibe una queja, o feedback, es importante calibrar de que tipo de feedback se trata. No todos los reclamos son iguales. Se pueden clasificar cuatro tipos de feedback negativos:
  • Urgentes: Este tipo de feedback es generado por algo que no está funcionando bien, algo que “se rompió” en un proceso. Por ejemplo alquien que twitea: “La página no está cargando…” o “El enlace no funciona…” Este tipo de feedback nos alerta acerca de algo que hay que resolver de inmediato.
  • Constructivos: Este es el tipo de feedback que nos gusta recibir. Es cuando alguien se toma el tiempo de darnos una recomendación para mejorar, por ejemplo: “La frecuencia de los emails que recibo de Ustedes es demasiado alta –quisiera poder configuralos.” El feedback constructivo nos ofrece la oportunidad de modificar cosas en el futuro.
  • Quejas: Como decíamos la gente puede ser despiadada en las redes sociales, por cosas importantes y por tonterías. Generalmente estas personas se sienten agraviadas por alguna razón y no aceptan razones. Lo mejor en estos casos es disculparse y seguir.
  • Spam: Todos hemos sido víctimas de estos Tweets ‘patrocinados’, así que son fáciles de indentificar.
Es fundamentar comprender el tipo de feedback que estamos manejando, antes de responderlo.

Responder todo…Razonablemente.

Muchos marketeros digitales, incluyéndome, recomiendan dar respuesta absolutamente a todo, pero en la práctica del community manager se presentan casos que están más allá de cualquier mediación. Es absolutamente necesario responder a los feedbacks urgentes y constructivos. También debemos asegurarnos de dar respuesta a todas las quejas. Ofrecer disculpas, una solución o incluso prometer atender el problema en el futuro pueden marcar la diferencia. Sin embargo, a veces nos encontramos con personas irracionales y antagonistas. En estos casos, debemos optar por abandonar la discusión. Hay una gran diferencia entre un cliente molesto y un troll.

Ser Paciente, Servicial y Tomar Acción

La prioridad al manejar feedback en redes sociales es tener paciencia. Los community managers, deben estar extremadamente bien documentados acerca de cómo funciona la compañia, y al día en cuanto a los contenidos que se manejan en la industria. Es muy fácil cometer el error de desestimar quejas, calificándolas de comentarios ignorantes o sin fundamento (y en efecto puede que lo sean), pero hay que ser humildes y no presumir que se las sabe todas, y no perder de vista el hecho de que cada interacción es una oportunidad. Mientras mejor se resuelva una situación, más respeto se obtiene. Incluso si el cliente o usario se está quejando por un problema que es un error producido por él mismo, respirar hondo, disculparse por las molestias y ofrecer una solución, ayudan mucho, pero también brindan a la empresa, la oportunidad de evaluar la necesidad de hacer algunos cambios para minimizar el riesgo de que se repitan ese tipo de errores de usuario. Esto sólo es posible si se cuenta con las líneas de comunicación interna en la empresa, que permitan transmitir este feedback oportunamente.

Démosle la oportunidad a nuestra audiencia

Los community managers más afortunados, cuentan con un recurso sumamente valioso– su comunidad. Frecuentemente, la comunidad sabe tanto o más que el community manager acerca de la empresa, productos o industria. Si está haciendo bien su trabajo, está desarrollando relaciones que generen ‘advocates’ o embajadores que pueden defender nuestra marca frente a cualquiera. Bien sea que se trate de feedback negativo, preguntas o discusión general, siempre es importante always darle la oportunidad de a la comunidad de responder primero. Después de todo, de eso se trata, de crear una comunidad – no un servicio de mensajería personal. Para eso están los chats de servicio al cliente. No dejemos pasar demasiado tiempo, peor a veces hay situaciones que se resuelven sin intervención nuestra, y esa solución suele ser sumamente enriquecedora, para el que generó la queja, para el que ayudó a resolverla y para nuestra marca también.

Saber cuando llevar el caso al plano privado

Cuando recibimos un feedback, a veces no sabemos cómo puede evolucionar, y puede salirse de proporción. Si la conversación empieza a escalar, lo mejor es manejarla por mensaje privado (en twitter) o vía mensaje privado (facebook) en lugar de seguir ventilandolo el público. En la mayoria de los casos, se recomienda hacer una publicación al respecto, una vez el caso se ha resuelto satisfactoriamente, sobretodo si logramos un comentarios positivo del cliente.

No lo tomemos como algo personal

No debemos dejar que nos quite el sueño. Las redes sociales son cada vez el canal preferido por la gente para quejarse y ventilar sus frustraciones, así que es de esperarse. Lo ideal es escuchar el feedback, dar las disculpas necesarias, ofrecer soluciones, canalizar apropiadamente los reclamos y elevar a los encargados las necesidades de cambio identificadas. Más alla de eso, la responsabilidad del Community Manager llega hasta allí. El resto, al igual que la operación de la empresa, la responsabilidad final por el éxito o fracaso de una marca o un producto, es de su directiva. Los Community Managers no pueden cargar con responsabilidades que escapan de su rol en la empresa, y si la cabeza está ciega, sorda o paralítica ante la importancia estratégica de las Redes Sociales y sus posibles implicaciones en el negocio, no se puede responsabilizar de los resultados al Community Manager.
Inspirado en este artículo de Jade Furubayashi de SimplyMeasured
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Archivado bajo #SocialMediaMkt, Community Management, Contenido, estrategia, facebook, Sin categoría, twitter

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